什麼是專案管理,PM的任務為何?


什麼是專案管理,PM的任務為何?

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專案管理(Project Management)是一門和產品的規劃、研發、設計、行銷和其他有關產品生產和分銷的學問,更深入的專案還須考量產品研發的時程、成本和人力等各種資源運用調度,專案管理涉及各個部門、團隊、資訊、企業SOP和IT系統的運籌帷幄。本人在IT產業十多年,簡潔來說專案管理的目標就是「達成目標」,確實地達成目標、在時程內達成目標、用最少資源達成目標,專案的主軸是目標導向。

但實際來說,專案的管理會是更複雜工作,根據專案的類型、資源(尤其是人力)和規模大小,會增加很多管理的不確定性或增加許多潛在工時。假如沒有使用合適的方法或管理工具,此時的專案將欠缺項目的追蹤和跟進,也就是說很多項目的任務需調度和花費的資源多寡會無從而知,這樣會大幅增加專案失敗的風險。

專案管理的目的是什麼?

專案管理的目的是為企業組織開發新的產品,這些產品無論是提升現有的產品(服務升級),或是開發全新的產品,這些經過專案管理的產出物會是獨特的,並且能夠符合目標客群(Target Audience)的需求,進而購買企業的產品或服務。

反之,如果專案的目標不是產出加值性的產品和服務,而是就現有的生產線減少部分的功能,譬如原本A公司販賣的產品是企業電話系統,原本有X、Y和Z功能,但因為市場的需求或公司政策,要將Z功能移除掉。這樣的減少產出物的改變,也需要專案管理,稱之為產品消除(Product-Elimination Decision)。

就如組織對員工的訓練或是人力資源的調節,也會視調整規模把需求獨立出來成為一個專案。專案的種類有千百種,負責專案的主持者稱為專案經理,專案經理一人或多位將需求整合,制定出團隊和不同資源遵循的方向。

專案經理(PM)的任務為何?

通常而言,專案經理(Project Manager)是帶領團隊完成任務,成功達成專案目標的領導者。專案經理的任務主要為:

  • 帶領團隊成功地達成專案目標

  • 管理專案生命週期

  • 管理專案資源的調度

  • 通常也要管理專案團隊(工作KPI)

  • 通常需與產品經理溝通(如:和 IT 經理溝通開發時程)

  • 通常需和客戶溝通協同

專案經理一個目標是內部團隊與客戶端需求溝通的媒介,這個客戶端有可能是公司外部的需求端,也有可能來自企業內部的不同部門,或是直接接受執行長下達的命令。

這個角色的職位有可能是專案制度產生,如這個新功能的產出由工作團隊找出一人擔任,也有可能是專門的 PM 一次管理一個或以上的專案,也有可能由高階管理者擔任直接或間接管理屬下進行。雖然 PM 可能是來自不同身份,但共同的特色是有足夠的權限進行資源調度與資源管理,企業也會根據產出物屬性指派具有特殊專長的專案經理,藉由特殊的專長,能夠更有效地發揮管理機能。

不同的職位有不同的職責,PM 須負責制定清楚的目標(Big Picture),然後督促團隊執行。如果專案過於龐大,有經驗的 PM 會將專案切成不同段落和里程碑(Milestone)或是釋出版本(Release Plans),團隊能更容易完成階段性工作,對於團隊士氣也是大幅提升!

關於 PM 的角色確實很重要。實務上曾看過有200多位工程師的 IT 部門,雖然有各自的研發經理和產品經理(Product Management),但因為整體上該部門欠缺有經驗的專案經理,無法居於最高視野,無法有效規劃各個 IT 團隊的開發。導致公司的各個網站和產品銜接上困難、需求不明,甚至隔個團隊各居一方,無法發揮出200多位工程師應該有的產能,實屬可惜。

關於專案管理策略

我們來說一個情況,看看各位的公司有無這樣的情況:有些 PM 的管理因故變成所謂的「日管理師」,變成每一天只在規劃當日和隔日的內容。變成日管理師的原因可能有很多種,但若入這種日行程的專案,很容易會遭受失敗。

PM不是團隊的工頭,而是需要有更長遠的目標

專案管理應避免將工作淪為每日的任務,而是需要更具長遠的視野,預先規劃,讓團隊遵守時程。高階的專案管理者,如公司CEO,負責提供專案視野(Vision),通常由高階執行者制定之。這些視野必須清晰、階段性,並不是說一定要細節到微管理的程度,而是要根據公司方針和市場需求,訂出清楚的大方向。

這些視野將給屬下的 PM 負責制定專案管理策略,也就是本文主要部分,PM 將上層的大方向轉換成可達成的目標,藉有持續地和CEO和團隊溝通,始能訂出管理策略。

五個制定管理策略的要素

  • 了解客戶需求、客戶需求轉換成可執行任務

  • 了解市場競爭者和產品

  • 了解產出物如何和市場接軌

  • 了解如何進行團隊微管理(如:技術、資源調度、公司文化、團隊士氣等)

  • 了解如何善用專案管理工具

專案管理是一個很有趣且重要的工作,Leading Tides 的內部管理也是採用 PM 的管理策略,並且使用專業 IT 軟體輔助任務的追蹤調度。對於有興趣的你,也可以在下面留言,和我們分享你的工作心得。